MATERI KULIAH

MATERI MANAJEMEN KEARSIPAN

 

PROSEDUR BUKU AGENDA

1.      Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Pengurusan surat masuk sistem buku agenda yaitu :

a.       Penerimaan

Tugas bagian penerimaan surat,adalah :

1.      Menggumpulkan dan menghitung surat yang diterima.

2.      Meneliti kebenaran bukti pengiriman surat dari kurir atau pos sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran

Tugas bagian penyortiran surat, adalah :

1.      Memisahkan surat – surat untuk pimpinan , sekretaris , untuk karyawan lainnya, dan surat – surat dinas lainnya.

2.      Menggolong – golongkan surat dinas ke dalam , surat dinas rutin , surat dinas penting , dan surat dinas rahasia.

3.      Memisahkan surat – surat yang memerlukan penanganan khusus , seperti surat tercatat / terdaftar , kilat , rahasia pribadi , wesel pos dan sebagiannya.

Mencatat dalam buku penerimaan tersendiri , agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

c.       Pencatatan

Tugas bagian pencatatan surat adalah :

1.      Membuka amplop , membaca , dan meneliti isi surat agar pimpinan cepat menangkap inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata – kata / kalimat yng dianggap penting.

2.      Memeriksa lampiran - lampiran surat.

3.      Memberikan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong dibagian atas / bawah halaman pertama surat.

4.      Menggandakan surat masuk yaitu mencatat surat dalam agenda surat masuk.

a.       Buku agenda tunggal

Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor berurutan pada tiap – tiap halaman untuk halaman.

b.       Buku agenda kembar

Adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan satu buku agenda untuk mencatat surat keluar.

Dengan demikian buku agenda kembar dapat dibedakan atas :

Buku masuk

Adalah buku yang khusus untuk mencatat suart masuk yang diterima dalam suatu kantor.

Agenda keluar

Adalah buku yang khusus untuk mencatat surat keluar atau disebut denganbuku verbal.

c.       Buku agenda berpasangan

Adalah buku agenda yang diperguankan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku.Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.

d.      Pengarahan

Surat yang telah diagendakan perlu diproses lebih lanjut , diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang mengolahnya.

Tugas bagian pengarahan adalah :

1.      Menyerahkan surat masuk yang telah dilampiri lembar disposisi kepada pimpinan / tata usaha pengelola.

2.      Mengambil / menerima surat dari pimpinan dan menyerahkan surat tersebut ke unit pengolah sesuai instruksi dalam lembar diposisi untuk memproses surat tersebut.

3.      Bila surat memerlukan penanganan lebih dari satu pejabat / unit pengolah surat harus dibuatkan foto copian.

4.      Dalam penyerahan surat ke unit pengolah , bagian pengarah harus memintakan paraf dibuku espedisi intern sebagai bukti surat telah diterima.

e.       Penyimpanan

Surat yang berada di unit pengolah akan diproses sesuai atasan . Dalam jangka waktu tertentu surat yang telah diproses diambil untuk disimpan unit penyimpanan dengan mengguanakan sistem penyimpanan tertentu.

2.      Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Pengurusan surat keluar , baik surat sebagai tindak lanjut maupun surat keluar yang bersifat intern , menempuh prosedur yang sama yaitu :

a.       Pengonsepan

Pengonsepan dapat dilakukan oleh pimpinan , sekretaris maupun unit pengolah.

Yang terpenting pengonsepan harus bersifat :

·         Formal / diluas

·         Obyektif dan sopan

·         Ringkas / jelas maksudnya

·         Rapi dan seragam dalam bentuknya

b.      Persetujuan

Konsep yang telah dibuat dimintakan persetujuan pimpinan atau pihak yang bersangkutan.Sebagai tanda persetujuan atas konsep tersebut , pimpinan memberikan tanda tangannya pada lembar konsep surat.

Selanjutnya konsep surat diregistrasikan / dicatat ke petugas verbalis ( agenda keluar ) untuk memberi kode / nomor surat.

c.       Pengetikan

Konsep surat yang telah bernomor siap diserahkan petugas pengetikan. Dalam pengetikan harus tekun dan teliti dengan memperhatikan tanda – tanda koreksi.

d.      Penandatanganan

Surat yang sudah disusun dimintakan tanda tangan kepemimpinan atau pejabat yang berwenang.

e.       Pencatatan

Surat yang telah ditanda tangani, stempel dan dicatat dalam buku verbal oleh petugas verbalis. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat di kas resmi keluar.

Dengan demikian surat telah siap dikirim dengan mempergunakan buku ekspedisi , buku ekspedisi intern untuk surat keluar dalam instansi yang bersangkutan , sedangkan buku ekspedisi ekstern untuk surat keluar orang / instansi lain.

f.       Penyimpanan

Surat yang telah selesai diproses harus disimpan di unit penyimpanan / sekretaris.

PROSEDUR KARTU KENDALI

          Kartu kendali adalah kertas tipis yang berukuran 10 x 15 cm berisi kolom – kolom untk mencatat syarat masuk dan keluar serta untuk mengendalikan surat. Penggunaannya bisa rangkap 2 atau lebih sesuai dengan kebutuhan kantor.

Siatem kartu kendali merupakan pengolahan surat pola baru. Saat ini sistem kartu kendali sering ditetapkan diinstansi pemerintah , karena sistem ini kehilangan arsip dapat dicegah dan pemrosesan surat dapat dipercepat.

1.      Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Prosedur pengurusan surat masuk sistem kartu kendali ,didasarkan atas jenis pekerjaan dalam pemrosesan surat.

Langkah – langkahnya yaitu :

a.       Penerimaan

Tugas bagian penerimaan adalah :

1.      Menerima surat dan menandatangani buku ekspedisi ekstern dari pengirim surat.

2.      Memeriksa kebenaran alamat surat dan jumlah lampiran bila ada.

3.      Menggolongkan surat menjadi surat pribadi , surat dinas rahasia dan surat dinas penting , untuk surat pribadi dan rahasia langsung diserahkan kepada yang bersangkutan.

4.      Membaca amplop surat dinas penting , menuliskan tanggal penerimaan dan nomor urut penerimaan surat masuk dipojok kanan atas. 

b.      Pencatatan

1.      Menerima surat dari bagian penerimaan surat.

2.      Menuliskan kartu kendali rangkap 3 ( putih , hijau , merah ) dan dilampirkan pada surat.

3.      Menyimpan kartu kendali I putih sebagai pengganti buku agenda.

4.      Menyerahkan surat beserta kartu kendali II,III kepada pengarah.

c.       Pengarah

Tugas bagian pengarahan adalah :

1.      Menentukan nomor kode klasifikasi surat dan mengisikan dilembar kartu kendali.

2.      Menentukan sifat surat , surat penting atau biasa.

3.      Menentukan arah surat kepada siapa akan disampaikan.

4.      Menyerahkan surat kepada TU pengolah.

5.      Menyerahkan kartu kendali hijau ke penyimpan setelah di tanda tangani TU pengolah.

d.      TU / Tata Usaha Pengolah

Tugas bagian Tu pengolah adalah :

1.      Menerima surat beserta kartu kendali dari unit pengarah surat dan memberi tanda tangan pada kartu kendali I,II.

2.      Membuat dan mengganti lembar kendali dengan 1 lembar disposisi.

3.      Menyimpan kartu kendali IIImerah berdasarkan kode.

4.      Kartu kendali merah berfungsi sebagai pengganti arsip sementara.

5.      Menyerahkan kartu kendali II / hijau ke pengarah untuk diserahkan ke penyimpanan.

6.      Menyerahkan surat beserta lembar disposisi yang telah diisi ke pimpinan pengolah.

e.       Pimpinan unit pengolah ( kepala bagian / sub )

Tugas dari pimpinan unit pengolah adalah :

1.      Menerima surat dan lembar disposisi.

2.      Memeriksa , meneliti isi surat.

3.      Menentukan dan memberikan instruksi tentang tindak lanjut surat  tersebut , apakah surat tersebut harus dibalas atau tidak lanjut lagi.

4.      Menyerahkan surat dan lembar disposisinya ke TU pengolah yang selanjutnya akan diserahkan ke unit / sub bagian yang telah ditunjuk pimpinan pengolah.

f.       Pengolah

Tugas unut pengolah adalah :

1.      Menerima surat dan lembar disposisi dan memberi tanda tangan lembar disposisi di kanan bawah.

2.      Mengolah surat berdasarkan instruksi pimpinan pengolah.

3.      Menyerahkan tindasan lembar disposisi ke TU pengolah untuk disimpan sebagai alat tagih / pengingat surat sudah diproses apa belum.

g.      Penyimpanan

Tugas bagian penyimpanan adalah :

1.      Menerima kartu kendali II ( hijau ) dari pengarah.

2.      Kartu kendali II disimpan ,berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi intern.

3.      Disimpan berdasarkan kode.

Tugas penyimpanan adalah menyimpan kartu kendali II / hijau , setelah di tanda tangani KK II oleh TU pengolah. Ini berarti bagian bagian penyimpanan tetap bisa memonitor surat berada di unit mana.

2.      Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Prosedur pengurusan surat keluar sistem kartu kendali adalah :

a.       Tata Usaha Pengolah

Ada beberapa surat yang harus dibalas. Untuk pengonsepan surat tersebut bisa dilaksanakan tata usaha pengolah atau pemimpin dari unit pengolah.

Konsep harus memenuhi persyaratan yang berlaku dan yang tepenting bahwa itu merupakan surat balasan atau bukan. Bila surat tersebut merupakan surat balasan , surat masuk terdahulu tidak boleh dikesampingkan karena masih berkaitan.

Pada perkembangan tehnologi saat ini , ada kalanya surat keluar disusun oleh pimpinan sendiri. Hal itu mengingat waktu dan sifat isi surat ( rahasia ). Surat yang telah diketik dan disetujui pimpinandiserahkan ke pencatat surat.

a.       Tugas pencatat surat adalah :

1.      Menerima dan melampiri surat tersebut dengan kartu kendali.

2.      Mengisi identitas yang ada di lembar kartu kendali dengan disesuaikan identitas surat.

3.      Menyerahkan kartu kendali II dan III kepada pengarah untuk meminta kode klasifikasi.

4.      Menyimpan kartu kendali / putih berdasarkan indeks.

b.      Tugas pengarah adalah :

1.      Mengisi kolom kode di kartu kendali dengan melihat daftar klasifikasi.

2.      Menyerahkan surat asli ke bagian pengirimansetelah surat diperiksa kelengkapannya.

3.      Menyerahkan tindasan dan kartu kendali II / hijau diserahkan ke penyimpanan.

c.       Tugas penyimpan adalah :

1.      Menerima dan menyimpan kartu kendali II / hijau dari pengarah setelah di tanda tangani unit pengolah.

2.      Jika tindakan surat telah in aktif dari unit pengolah , harus diserahkan ke unit penyimpanan ,sedangkan kartu kendali III / merah tetap disimpan unit pengolah.

PROSEDUR TATA NASKAH

                             Tata Naskah adalah kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi –segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Ø  Tujuan tata naskah untuk memudahkan penyajian , pengolahan , pengawasan , pencarian kembali segi – segi tertentu dari suatu persoalan yang dihimpun dalam tata naskah .

Ø  Tata Naskah suatu map jepit yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah – pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat, map ini akan bertambah dengan instruksi – instruksi , disposisi – disposisi , catatan – catatan, konsep – konsep surat balasan , yang dimasukkan kedalam map tata naskah berurutan secara kronologis.

Ø  Umumnya sistem penyimpanan dipilih sistem subjek ( sistem pokok soal )

Ø  Pencacatan surat masuk dam surat keluar sendiri tetap mempergunakan buku agenda yang didalam prosedur tata naskah disebut buku pencatatan keluar dan buku pencatatan masuk.

Ø  Bila sistem penyimpanan yang dipilih untuk tata naskah adalah sistem subjek , seharusnya sistem subjek diperlikan buku dadiperlikan buku daftar istilah – istilah subjek yang umum disebut buku klasifikasisubjek. Buku klasifikasi subjek dapat dibuat sendiri atau memilih satu dari pola klasifikasi subjek yang standar.

MATERI MANAJEMEN KEARSIPAN

PENGGOLONGAN ARSIP

Arsip merupakan wujud tulisan atau kumpulan surat dalam bentuk corak teknis dalam keadaan tunggal, berkelompok atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan. Sedangkan kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha atau instansi Pemerintah. Dilihat dari penggolongannya, arsip digolongkan menjadi beberapa macam penggolongan arsip, yaitu :

1.      Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya,

2. Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya,
3. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya,
4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya,
5. Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya,
6. Penggolongan arsip menurut fungsinya,
7. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya,
8. Penggolongan arsip menurut keasliannya.

1.      Penggolongan arsip menurut subjek ( isi arsip )
Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu :

a.       Arsip Keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah  keuangan. Misalnya:

v  Laporan keuangan,

v  Surat Perintah Membayar ( SPM ) Tunai,

v  Surat Perintah Membayar ( SPM ) Giral,

v  Surat Permintaan Pembayaran ( SPP ),

v  Surat Penagihan ( SPn ),

v  Daftar Gaji,

v  Surat Pertanggungjawaban ( SPj ).

b.       Arsip Kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah yang menyangkut kepegawaian. Misalnya:

v  Daftar riwayat hidup pegawai,

v  Surat lamaran,

v  Surat-surat pengangkatan pegawai,

v  Absensi pegawai,

v  Kartu tik pegawai,

v  Kartu Pegawai (Karpeg).

c.        Arsip Pemasaran, adalah arsip yang berkaitan dengan masalah-masalah pada pemasaran, Misalnya :

v  Surat penawaran,

v  Surat pesanan,

v  Surat permintaan kebutuhan barang,

v  Surat perjanjian / kontrak penjualan / pembelian,

v  Daftar nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor,

v  Daftar harga barang,

v  Daftar daerah pemasaran.

d.       Arsip Pendidikan, segala arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah  pada suatu pendidikan, Misalnya :

v  Garis-garis Besar Program Pengajaran ( GBPP ),

v  Satuan Pelajaran ( SP ),

v  Program Pengajaran,

v  Rekapitulasi Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar,

v  Daftar absensi siswa dan guru.

2.      Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya

Dalam penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya sangat banyak sekali macamnya. Sebagai contoh adalah naskah perjanjian, akte dari pendirian suatu perusahaan, bukti pembelian suatu barang, notulen rapat, semua jenis laporan-laporan, berita acara, dan surat untuk pengangkatan pegawai.

3.     Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya

Arsip adalah segala bentuk gambaran atau bukti informasi yang disimpan secara sistematis dan mempunyai tujuan, sehingga bila suatu saat arsip diperlukan kembali maka  arsip dapat dicari atau ditemukan dengan tepat, mudah dan cepat.

Berkaitan dengan nilai guna, maka dimungkinkan suatu arsip memiliki beberapa nilai atau kegunaan.

Milton Reitzfeld berpendapat bahwa arsip mempunyai & nilai sebagai berikut :

1.      Nilai guna administrasi

2.      Nilai guna hukum

3.      Nilai guna keuangan

4.      Nilai guna untuk dasar kebijakan

5.      Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan

6.      Nilai guna sejarah

7.      Nilai guna penelitian

Sementara The Liang Gie ( 1979: 215 ) mengemukakan 6 nilai dari arsip :

1.      Nilai administrasi (administrative value)

2.      Nilai hukum ( legal value )

3.      Nilai keuangan ( fiscal value )

4.      Nilai penelitian ( research value )

5.      Nilai pendidikan ( educational value )

6.      Nilai dokumentasi ( documentary value ).

Untuk memudahkan ingatan, keenam nilai arsip di atas disingkat dengan singkatan ALFRED.

4.     Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya

Berdasarkan sifat kepentingan arsip, arsip dibedakan menjadi 4 macam yaitu arsip nonesensial, arsip yang diperlukan, arsip penting dan arsip vital.

1.      Arsip nonesensial.

Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai manfaat penting tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, karena malah akan menyebabkan penumpukan arsip-arsip yang tidak penting. Arsip yang tidak penting jika disimpan juga akan menyebabkan susahnya pencarian arsip-arsip yang lebih penting karena terlalu banyaknya jumlah arsip yang ada. Jadi arsip yang sudah tidak penting sebaiknya segera dimusnahkan, kalaupun perlu disimpan waktu penyimpanan maxsimal 1 tahun saja. Termasuk jenis arsip nonesensial adalah pengumuman hari libur, pengumuman apel bendera, surat atau kartu undangan, memo atau nota terkait hal-hal yang tidak penting.

2.      Arsip yang diperlukan.

Adalah arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi hanya mempunyai sifat sementara dan terkadang arsip tersebut masih dibutuhkan atau digunakan karena itu arsip yang diperlukan, perlu disimpan antara 2 – 3 tahun. Contoh arsip yang diperlukan: presensi pegawai, daftar isian pegawai (surat lamaran), surat permohonan cuti, surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat pengantar pengiriman, surat telegram, surat pesanan barang, surat pemeliharaan gedung, surat permintaan kebutuhan barang, surat pemeliharaan alat-alat inventaris.

3.      Arsip penting.

Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan mempunyai kegunaan yang sangat besar karena arsip penting dapat membantu kelancaran kegiatan suatu organisasi. Jika arsip ini hilang maka akan sulit untuk mendapatkan atau mencari penggantinya. Arsip penting disimpan dalam waktu yang cukup lama atau disimpan minimal 10 tahun – 30 tahun sesuai dengan nilai yang terkandung di dalam arsip tersebut. Yang termasuk arsip penting misalnya Surat Keputusan terkait pegawai ( pengangkatan, pemindahan, pemberhentian suatu pegawai ), daftar mutasi keluarga, daftar riwayat hidup/pekerjaan pegawai, daftar sensus pegawai, laporan keuangan, neraca percobaan, buku kas tabelaris, berita acara pemeriksaan keuangan, buku kas harian, buku kas umum, buku kas penolong, daftar isian kegiatan, daftar perincian gaji, surat perintah membayar uang, dan sebagainya.

4.      Arsip vital.

Arsip ini bersifat permanen, langgeng, serta arsip ini harus disimpan untuk selama-lamanya karena arsip ini bersifat permanen. Termasuk arsip vital antara lain akte pendirian perusahaan, buku induk siswa/mahasiswa, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, buku induk pegawai, dokumen pemilikan tanah gedung, dan lain-lain.

5.     Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya

Sedangkan menurut tingkat penggunaan / frekuensi penggunaan arsip, arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

1.      Arsip aktif, adalah arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan suatu kerja.

2.      Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan suatu kerja namun terkadang-kadang juga masih diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

3.      Arsip abadi, merupakan arsip yang harus disimpan untuk selama-lamanya karena nilai informasi yang terkandung di dalamnya sangat abadi. (Wursanto, 27-28)

6.     Penggolongan arsip menurut fungsinya

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

1.         Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan dengan cara langsung dalam kegiatan organisasi / dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis di bagi lagi menjadi 3, yaitu :

v  Arsip aktif, adalah arsip yang masih sering atau pasti digunakan lagi bagi kelangsungan kerja,

v  Arsip semi aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun atau penggunaanya sudah berkurang,

v  Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari bahkan bisa saja tidak digunakan lagi.

2.         Arsip statis. Adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap dikelola / disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalam arsip statis tersebut.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal I poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu :

1.      Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu yang telah ditetapkan atau dalam waktu tertentu.

2.      Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya masih merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan atau diperbarui apabila rusak.

3.      Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau sering sekali digunakan  atau terus menerus dipergunakan.

4.      Arsip inaktif adalah arsip yang frekuinsi penggunaannya telah menurun atau jarang lagi digunakan.

5.      Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna yang cukup tinggi atau nilai kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan.

6.      Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan kesejahteraannya dan ini merupakan arsip yang penting karena menyangkut atau berkaitan dengan hubungan negara dan kelangsungan hidup bangsa dan negara.

7.      Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga atau tidak menyangkut urusan negara.

7.     Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.

Ditinjau dari penyimpanannya, arsip dibedakan menjadi 4 yaitu :

1.      Arsip dinamis

Arsip ini disimpan di lembaga atau instansi pemiliknya.

2.      Arsip dinamis aktif

Arsip ini disimpan di masing-masing unit kerja yang ada di suatu lembaga tersebut.

3.      Arsip dinamis pasif atau in-aktif

Arsip ini disimpan di unit kearsipan Pusat

4.      Arsip statis

Arsip ini disimpan di ANRI ( Arsip Nasional Republik Indonesia ).

8.      Penggolongan arsip menurut keasliannya

Dalam penggolongan arsip menurut keasliannya, arsip ini dapat dibedakan dalam arsip asli, arsip tembusan,arsip salinan,dan arsip petikan.

MATERI MSDM

Pengertian Motivasi

Kata motivasi berasal dari bahasa Latin yaitu “movere” yang berarti mendorong atau menggerakkan. Menurut arti katanya motivasi atau motivation berarti pemberian motif, penimbulan motif atau hal yang menimbulkan dorongan atau suatu keadaan yang menimbulkan dorongan. Dapat pula diartikan sebagai faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara tertentu (Manullang 1985:146). Menurut Gibson, Ivencevich dan Donnelly (1996:150) dikatakan bahwa motivasi adalah kekuatan yang mendorong seseorang karyawan yang menimbulkan dan mengarahkan perilaku. Sedangkan menurut Scott (1962:83) dijelaskan bahwa motivasi adalah sebagai serangkaian pemberian dorongan kepada seseorang untuk melakukan tindakan guna pencapaian tujuan yang diinginkan.

Dari beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah sesuatu hal ataupun kondisi yang dapat merangsang, memberi dorongan ataupun menggerakkan seseorang individu melakukan suatu kegiatan yang di dalamnya mencakup berbagai aspek tingkah laku menusia yang mendorongnya untuk berbuat atau tidak berbuat sesuatu.

2.2       Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Motivasi

Menurut Lyman Porter dan Raymond Miles (1974:546-550) terdapat tiga kelompok variabel yang mempengaruhi motivasi dalam organisasi yaitu:

o   Ciri-ciri/karakteristik pribadi yaitu: minat, sikap, pendidikan, kemampuan, pengalaman, kebutuhan yang dibawa individu dalam situasi pekerjaannya.

o   Ciri pekerjaan: atribut pekerjaan, tanggung jawab, wewenang, variasi dalam pekerjaan.

o   Lingkungan pekerjaan: rekan sekerja, supervisor, praktek-praktek imbalan yang diterapkan, kultur organisasi.

Sedangkan menurut Siagian (1994:294), motivasi karyawan dipengaruhi oleh dua faktor yaitu:

o   Faktor internal meliputi: persepsi mengenai diri sendiri, harga diri, harapan pribadi, kebutuhan, keinginan, kepuasan kerja dan prestasi yang dihasilkan.

o   Faktor eksternal yaitu: jenis dan sifat pekerjaan, kelompok kerja, organisasi tempat bekerja, situasi lingkungan pada umumnya, dan sistem imbalan.

2.3       5 PENDEKATAN UNTUK MEMOTIVASI KARYAWAN

Dari apa yang diuraikan di atas terlihat bahwa motivasi seseorang berkaitan dengan prestasi kerja seseorang, atau dengan kata lain bahwa tinggi rendahnya prestasi atau kinerja seorang karyawan dipengaruhi oleh motivasinya. Dalam hal memotivasi karyawan menurut Strauss dan Sayless (1990:39-59) ada 5 pendekatan yang dapat digunakan yaitu:

1) Pendekatan Tradisional

Sesuai dengan pendekatan ini, aspek yang sangat penting dari pekerjaan para manajer adalah bagaimana membuat para karyawan bisa menjalankan pekerjaan mereka yang membosankan dan berulang-ulang dengan cara yang paling efisien. Untuk memberikan dorongan kepada karyawan, para manajer menggunakan sistem upah insentif, dimana semakin banyak karyawan menghasilkan maka semakin besar penghasilan mereka.

Motivasi ini didasarkan pada anggapan bahwa para pekerja sebenarnya adalah pemalas dan bisa didorong hanya dengan imbalan (uang). Dalam berbagai kondisi, insentif tesebut cukup efektif, namun demikian, lama kelamaan manajer akan mengurangi tingkat insentif upah yang diberikan. Dengan semakin meningkatnya prestasi kerja, akibatnya adalah makin berkurangnya kebutuhan akan tenaga kerja. Adapun cara-cara yang dilakukan dengan pendekatan ini adalah:

-          memaksa orang untuk bekerja dengan ancaman;

-          menganggap setiap orang membutuhkan uang, dan untuk itu orang hanya mau bekerja hanya karena uang;

-          pekerja mau bekerja didorong oleh rasa takut akan kehilangan pekerjaan;

-          pimpinan harus memberitahu apa yang harus dikerjakan karyawan;

-          keleluasaan dalam bekerja sedikit;

Kelemahan-kelemahan ini adalah:

o   orang mau bekerja hanya karena takut ancaman

o   tekanan yang berlebihan akan menyebabkan bumerang bagi perusahaan

o   tidak menimbulkan kreativitas, karyawan akan frustasi

o   karyawan akan membentuk kelompok untuk melindungi diri dari tekanan

2) Pendekatan motivasi secara Hubungan Manusiawi.

Elton Mayo dan peneliti lainnya sebagaimana diuraikan Heidjrahman dan Suad Husan (1983:202) menjelaskan bahwa kontak sosial yang dialami karyawan dalam bekerja merupakan hal yang sangat penting bagi mereka, dan kebosanan serta rutinitas pekerjaan merupakan hal-hal yang mengurangi motivasi mereka dalam bekerja. Para manajer bisa memotivasi para karyawan dengan mengakui kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa penting dan berguna. Sesuai pendapat ini pendekatannya diterapkan melalui:

o   memenuhi kebutuhan para karyawan

o   memperlakukan karyawan secara adil dan layak

o   memberi kebebasan kepada karyawan untuk mengambil keputusan dalam menjalankan pekerjaan mereka

o   menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan.

3) Pendekatan dengan Tawar-Menawar secara Implisit.

Melalui pendekatan ini manajemen mendorong karyawan untuk memberikan hasil kerja yang layak sesuai dengan kompensasi yang layak. Perundingan biasanya merupakan masalah yang implisit, tidak diutarakan secara lisan. Para bawahan bekerja tidak ditentukan secara sepihak oleh manajer, tetapi melalui persetujuan antara manajer dan bawahan. Melalui penerapan pendekatan ini maka:

o   karyawan dapat berkembang sepanjang pimpinan konsisten dengan persetujuan yang telah dibuat kedua belah pihak sebelumnya

o   pimpinan dapat menegakkan disiplin karyawan

o   pimpinan memberi kelonggaran bagi karyawan dalam bekerja

o   karyawan harus konsisten pula dengan persetujuan yang telah dibuat

4) Pendekatan Motivasi dengan Persaingan.

Pendekatan ini dilakukan melalui persaingan untuk kenaikan gaji atau untuk promosi melalui hasil pekerjaan yang dicapai. Karyawan yang berprestasi akan mendapat tambahan gaji atau promosi yang lebih tinggi. Persaingan seperti ini akan menimbulkan motivasi bagi karyawan untuk bekerja lebih baik.

Melalui pendekatan ini, pimpinan sebenarnya tidak perlu mendorong para karyawan untuk bekerja lebih rajin, karena masing-masing sudah termotivasi untuk mengejar bonus yang disediakan. Kelemahan pendekatan ini adalah:

§  tidak semua orang mempunyai ambisi yang sama untuk bersaing

§  persaingan yang berlaku dapat merusak dan membahayakan perusahaan

§  bagi perusahaan besar, sulit menentukan siapa yang paling berprestasi

§  usaha-usaha untuk mendorong persaingan kadang-kadang dapat dianggap sebagai tekanan dan dapat menimbulkan frustasi di kalangan karyawan

5) Pendekatan Motivasi Terinternalisasi.

Dengan pendekatan ini karyawan diberi kesempatan untuk memenuhi kebutuhannya melalui pekerjaan itu sendiri. Dengan demikian orang senang melakukan pekerjaannya dengan baik. Dalam pendekatan ini ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan yaitu:

§  pimpinan menciptakan kondisi agar karyawan dapat bekerja dengan baik

§  tidak memerlukan motivasi ekonomi, melainkan kebutuhan ego seseorang ditonjolkan

§  karyawan dianggap mempunyai kemampuan kreatif yang belum dimanfaatkan karena harus diberi penyaluran

§  bekerja lebih giat akan dapat memberi kepuasan lebih besar

§  jalankan tugas perorangan maupun kelompok dalam suatu organisasi

2.4      Peran HRD Dalam Motivasi Kerja Karyawan

Pertama-tama yang perlu dilakukan pihak SDM adalah mengidentifikasi apakah yang menjadi kebutuhan dari para karyawan. Berikut ini adalah beberapa hal yang berkaitan dengan kebutuhan fisiologis yang harus diperhatikan oleh pihak SDM guna memotivasi karyawan:

Ø Kebutuhan akan pujian dan penghargaan spontan dari atasan

Ø Kebutuhan akan perhatian dari para leader

Ø Kebutuhan akan kesempatan untuk memegang tanggung jawab terhadap proyek atau task force

Dengan demikian SDM harus dapat mengadakan pelatihan bagi para pemimpin untuk dapat menjadi pemimpin yang bijaksana. Selain itu adanya pembagian tugas yang jelas serta pengembangan kerja dapat menjadi salah satu jalan untuk memotivasi karyawan.

Sedangkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan fisiologis maka pihak SDM dapat memotivasi karyawan melalui hal-hal berikut ini:

ü  Adanya pemberian insentif berdasarkan performance karyawan.

ü  Adanya kenaikan gaji tahunan.

Dengan demikian dapat diharapkan SDM dapat dengan jeli mengidentifikasi kebutuhan karywan guna meningkatkan motivasi kerja karyawan.

2.5       Sumber motivasi

·         Motivasi Internal yaitu motivasi dari dalam diri, dari perasaan dan pikiran diri sendiri, tidak perlu adanya rangsangan dari luar. Orang yang memiliki motivasi internal, akan memandang dirinya secara positif. Sebagai contoh, seseorang yang melakukan aktivitas belajar secara terus menerus tanpa adanya motivasi dari luar dirinya dan bila ditinjau dari segi tujuan kegiatannya, orang tersebut ingin mencapai tujuan yang terkandung di dalam perbuatan belajar itu sendiri, misal karena ingin mendapatkan pengetahuan, bukan karena tujuan yang lain.

·         Motivasi eksternal yaitu motivasi dari luar atau mendapatkan rangsangan dari luar. Sebagai contoh, motivasi seseorang timbul karena dari bacaan yang memotivasi, lingkungan, atau dari kehidupan keseharian. Sehingga bila ditinjau dari segi tujuannya orang tersebut tidak langsung terjun didalam apa yang dilakukannya. Hal ini sangat diperlukan bagi orang yang tidak memiliki motivasi internal.

Dari hal yang telah disebutkan di atas, maka motivasi tidak hanya timbul dari dalam diri kita secara sendirinya tetapi dapat ditimbulkan oleh faktor luar atau rangsangan luar. Dan motivasi yang terdapat dalam diri saya lebih kepada motivasi eksternal. Motivasi tersebut timbul tidak dari diri saya tetapi ditimbulkan oleh faktor luar seperti termotivasi untuk mendapatkan hasil atau nilai yang baik, dari dukungan orang tua, dan meraih cita-cita yang diinginkan.

Namun tak selamanya motivasi eksternal itu timbul, sehingga kita perlu menumbuhkan motivasi internal dalam diri kita. Dan berikut tips untuk menumbuhkan motivasi secara internal :

1.         Menciptakan Imbalan. Kalau kita melakukan sesuatu, misal bekerja dengan sungguh-sungguh, maka akan mendapatkan kenaikan gaji. Dengan begitu diri kita akan termotivasi untuk melakukan sesuatu yang berguna.

2.         Ambil selalu langkah kecil. Terkadang untuk mendapatkan sesuatu yang besar perlu langkah-langkah kecil.

3.         Menciptakan Kesusahan. Hal ini merupakan kebalikan dari yang pertama.

4.         Susun Rencana beserta langkah-langkahnya. Dengan memiliki rencana, kita seolah-olah punya alur dan plot menuju tujuan secara teratur. Secara tidak langsung ini akan memotivasi dalam mencapai tujuan.

MATERI HUKUM ADMINISTRASI NEGARA

PENGERTIAN AMDAL

Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) adalah kajian mengenai dampak besar dan penting suatu usaha atau kegiatan yang direncanakan pada lingkungan hidup yang diperlukan bagi proses pengambilan keputusan tentang penyelenggaraan usaha atau kegiatan di Indonesia.

AMDAL dibuat saat perencanaan suatu proyek yang diperkirakan akan memberikan pengaruh terhadap lingkungan hidup di sekitarnya. Yang dimaksud lingkungan hidup  adalah aspek fisik-kimia, ekologi, sosial-ekonomi, sosial-budaya, dan kesehatan masyarakat.

 Dasar hukum AMDAL adalah Peraturan Pemerintah No. 27 Tahun 1999 tentang "Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup".

Penentuan kriteria wajib AMDAL  Indonesia menggunakan atau menerapkan penapisan 1 langkah dengan menggunakan daftar kegiatan wajib AMDAL (one step scoping by pre request list). Daftar kegiatan wajib AMDAL dapat dilihat di Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 11 Tahun 2006. Apabila kegiatan tidak tercantum dalam peraturan tersebut, maka wajib menyusun UKL-UPL, sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 86 Tahun 2002.

LATAR BELAKANG AMDAL

Kebijaksanaan nasional pengelolaan lingkungan hidup menurut Undang-undang Nomor 23 Tahun 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup adalah, pengelolaan lingkungan hidup diselenggarakan atas tanggungjawab negara, asas pembangunan berkelanjutan, dan asas manfaat untuk mewujudkan pembangunan berkelanjutan yang berwawasan lingkungan hidup dalam rangka pembangunan manusia Indonesia seutuhnya dan pembangunan masyarakat Indonesia seluruhnya, yaitu terciptanya keselarasan, keserasian dan keseimbangan antara manusia dengan lingkungan, antara manusia dengan Tuhan yang Maha Esa, manusia dengan manusia; terjaminnya kepentingan generasi saat ini dan akan datang; tercapainya kelestarian fungsi lingkungan hidup serta terkendalinya pemanfaatan sumberdaya secara bijaksana.

Berdasarkan kebijaksanaan  Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL), merupakan salah satu instrumen kebijaksanaan pengelolaan lingkungan. Pelaksanaan AMDAL terhadap sesuatu rencana usaha atau kegiatan dimaksudkan untuk mengetahui dampak besar dan penting, dan menetapkan Rencana Pengelolaan Lingkungan (RKL) dan Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL).

Sesuai UU No. 23 tahun 1997 menyatakan  bahwa kegiatan yang diprakirakan dapat menimbulkan suatu dampak besar dan penting pada lingkungan dan sekitarnya diwajibkan melakukan studi tentang Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL). Peraturan pelaksanaa dari Undang-Undang ini dituangkan di dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 27 Tahun 1999 tentang Analisis Mengenai Dampak Lingkungan.

PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN

Peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pelaksanaan Studi Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) antara lain :

Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1960 Tentang Pokok -pokok Agraria.

Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1990 Tentang Konservasi Sumberdaya Alam Hayati dan Ekosistem (Lembaran Negara RI Tahun 1990 No. 49 Tahun 1990 Tambahan Lembaran Negara No 3419).

Undang-Undang RI No. 4 Tahun 1992 Tentang Perumahan dan Permukiman

Undang-Undang RI No. 14 Tahun 1992 Tentang Lalu Lintas dan Angkutan Jalan.

Undang-Undang RI No. 24 Tahun 1992 Tentang Penataan Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 No. 115, Tambahan Lembaran Negara No 3501).

Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1994 Tentang Pengesahan United Nations Conventation On Biological Diversity (Konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa Mengenai Keanekaragaman Hayati

Undang-Undang RI No 23 Tahun 1997 Tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup (Lembaran Republik Indonesia Tahun 1997 No. 68 Tambahan Lembaran Negara No. 3699).

Undang-Undang RI No 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah

Undang-Undang RI No. 41 Tahun 1999 Tentang Kehutanan

Peraturan Pemerintah RI No. 22 Tahun 1982 Tentang Tata Pengaturan Air.

Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 1985 Tentang Perlindungan Hutan.

Peraturan Pemerintah RI No 35 Tahun 1991 Tentang Sungai.

Peraturan Pemerintah RI No.69 Tahun 1996 Tentang Pelaksanaan Hak dan Kewajiban, serta Bentuk dan Tata Cara Peran serta Masyarakat dalam Penataan Ruang.

Peraturan Pemerintah RI No. 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah untuk Penggantian.

Peraturan Pemerintah RI No. 27 Tahun 1999 Tentang Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 No. 59 Tambahan Lembaran Negara No.3838).

Peraturan Pemerintah RI No. 41 Tahun 1999 Tentang Pengendalian Pencemaran Udara.

Peraturan Pemerintah RI No. 20 Tahun 2001 Tentang Pembinaan dan Pengawasan Pembangunan

Peraturan Pemerintah RI No. 82 Tahun 2001 Tentang Pengelolaan Kualitas Air dan Pengendalian Pencemaran Air.

Keputusan Presiden RI No 32 Tahun 1990 Tentang Pengelolaan Kawasan Lindung.

Keputusan Presiden RI No 75 Tahun 1990 Tentang Koordinasi Pengelolaan Tata Ruang Nasional.

Keputusan Presiden RI No. 552 Tahun 1993 Tentang Pengadaan Tanah Pelaksanaan Pembangunan untuk Kepentingan Umum.

Keputusan Menteri Negara Kependudukan dan Lingkungan Hidup No. 02/MENKLH/1988 tentang Pendoman Penetapan Baku Mutu Lingkungan

Keputusan Menteri PU.No 45/PRT/1990 tentang Pengendalian Mutu Air pada Sumber-sumber Air.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-30/MENLH /7/1992 tentang Panduan Pelingkupan untuk Penyusunan Kerangka Acuan ANDAL.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. 056/1994 tentang Pedoman Mengenai Ukuran Dampak Penting.

Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi No. 103.K/008/M.PE/1994 tentang Pengawasan atas Pelaksanaan Rencana Pengelolaan Lingkungan dan Rencana Pemantauan Lingkungan dalam Bidang Pertambangan dan Energi.

Keputusan Menteri PU. No 58/KPTS/1995 Petunjuk Tata Laksana AMDAL Bidang Pekerjaan Umum.

Keputusan Menteri PU.No. 148/KPTS/1995 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan RKL dan RPL, Proyek Bidang Pekerjaan Umum.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-13/MENLH /3/1995 tentang Baku Mutu Emisi Sumber Tidak Bergerak.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-43/MENLH/ 10/1996 tentang Kriteria Kerusakan Lingkungan Bagi Usaha atau Kegiatan Penambangan Bahan Galian Golongan C Jenis Lepas di Daratan.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-48/MENLH/ 11/1996 tentang Baku Mutu Tingkat Kebisingan.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-49/MENLH/ 11/1996 tentang Baku Tingkat Getaran.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-50/MENLH /11/1996 tentang Baku Tingkat Kebauan.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-45/MENLH/10/1997 tentang Indeks Standar Pencemar Udara.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. KEP-03/MENLH /1/1998 tentang Baku Mutu Limbah Cair Bagi Kawasan Industri.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. 17 tahun 2001 tentang Jenis Rencana Usaha dan/atau Kegiatan yang Wajib dilengkapi dengan Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. 37 Tahun 2003 tentang Metoda Analisis Kualitas Air Permukaan dan Pengambilan Contoh Air Permukaan.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. 110 Tahun 2003 tentang Pedoman Penetapan Daya Tampung Beban Pencemaran Air pada Sumber Air.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. 112 Tahun 2003 tentang Baku Mutu Air Limbah Domestik.

Keputusan Menteri Negara Lingkungan Hidup No. 142 Tahun 2003 tentang Pedoman Mengenai Syarat dan Tata Cara Perizinan serta Pedoman Kajian Pembuangan Air Limbah ke Air atau Sumber Air.

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. KEP-205/BAPEDAL/07/1996 tentang Pedoman Teknis Pengendalian Pencemaran Udara Sumber Tidak Bergerak.

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. KEP-299/11/1996 tentang Pedoman Teknis Kajian Aspek Sosial dalam Penyusunan AMDAL.

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. KEP-105 tahun 1997 tentang Panduan Pemantauan Pelaksanaan Rencana Pengelolaan Lingkungan (RKL) dan Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL).

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. 107/BAPEDAL/2/1997 tentang Perhitungan dan Pelaporan serta Informasi Indeks Standar Pencemar Udara.

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. KEP-124/12/1997 tentang Panduan Kajian Aspek Kesehatan Masyarakat dalam Penyusunan AMDAL.

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. 08 tahun 2000 tentang Keterlibatan Masyarakat dan Keterbukaan Informasi dalam Proses AMDAL.

Keputusan Kepala Badan Pengendalian Dampak Lingkungan No. 09 tahun 2000 tentang Pedoman Penyusunan AMDAL.

DASAR HUKUM AMDAL

Sebagai dasar hukum AMDAL adalah PP No.27/ 1999 yang di dukung oleh paket keputusan menteri lingkungan hidup tentang jenis usaha atau kegiatan yang wajib dilengkapi dengan AMDAL dan keputusan kepala BAPEDAL tentang pedoman penentuan dampak besar dan penting.

TUJUAN DAN SASARAN AMDAL

Tujuan dan sasaran AMDAL adalah untuk menjamin suatu usaha atau kegiatan pembangunan dapat berjalan secara berkesinambungan tanpa merusak lingkungan hidup. Dengan melalui studi AMDAL diharapkan usaha  atau kegiatan pembangunan dapat memanfaatkan dan mengelola sumber daya alam secara efisien, meminimumkan dampak negatip dan memaksimalkan dampak positip terhadap lingkungan hidup.

TANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN AMDAL

            Secara umum yang bertanggung jawab terhadap koordinasi proses pelaksanaan AMDAL adalah BAPEDAL (Badan Pengendalian Dampak Lingkungan).

AMDAL DAN PERJANJIAN.

Agar  pelaksanaan AMDAL berjalan efektif dan dapat mencapai sasaran yang diharapkan , pengawasannya dikaitkan dengan mekanisme perijinan rencana usaha atau kegiatan. Berdasarkan PP no.27/ 1999 suatu ijin untuk melakukan usaha dan/ atau kegiatan baru akan diberikan bila hasil dari studi AMDAL menyatakan bahwa rencana usaha dan/ atau kegiatan tersebut layak lingkungan. Ketentuan dalam RKL/ RPL menjadi bagian dari ketentuan ijin.

Pasal 22 PP/ 1999 mengatur bahwa instansi yang bertanggung jawab (Bapedal atau Gubernur) memberikan keputusan tidak layak lingkungan apabila hasil penilaian Komisi menyimpulkan tidak layak lingkungan. Keputusan tidak layak lingkungan harus diikuti oleh instansi yang berwenang menerbitkan ijin usaha. Apabila pejabat yang berwenang menerbitkan ijin usaha tidak mengikuti keputusan layak lingkungan, maka pejabat yang berwenang tersebut dapat menjadi obyek gugatan tata usaha negara di PTUN. Sudah saatnya sistem hukum kita memberikan ancaman sanksi tidak hanya kepada masyarakat umum , tetapi harus berlaku pula bagi pejabat yang tidak melaksanakan perintah Undang-undang seperti sanksi disiplin ataupun sanksi pidana.

PROSEDUR PENYUSUNAN AMDAL

Secara garis besar proses AMDAL mencakup langkah-langkah sebagai berikut:

1.Mengidentifikasi dampak dari rencana usaha dan/atau kegiatan

2.Menguraikan rona lingkungan awal

3.Memprediksi dampak penting

4.Mengevaluasi dampak penting dan merumuskan arahan RKL/RPL.

Dokumen AMDAL terdiri dari 4 (empat) rangkaian dokumen yang dilaksanakan secara berurutan , yaitu:

1.Dokumen Kerangka Acuan Analisis Dampak Lingkungan (KA-ANDAL)

2.Dokumen Analisis Dampak Lingkungan (ANDAL)

3.Dokumen Rencana Pengelolaan Lingkungan (RKL)

4.Dokumen Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL)

PERAN SERTA MASYARAKAT

Semua kegiatan dan /atau usaha yang wajib AMDAL, maka pemrakarsa wajib mengumumkan terlebih dulu kepada masyarakat sebelum pemrakarsa menyusun AMDAL. Yaitu pelaksanaan Kep.Kepala BAPEDAL No.08 tahun 2000 tentang Keterlibatan masyarakat dan keterbukaan informasi dalam proses AMDAL. Dalam jangka waktu 30 hari sejak diumumkan , masyarakat berhak memberikan saran, pendapat dan tanggapan. Pada proses penilaian AMDAL dalam KOMISI PENILAI AMDAL  maka saran, pendapat dan tanggapan masyarakat akan menjadi dasar pertimbangan penetapan kelayakan lingkungan suatu rencana usaha dan/atau kegiatan.

KEBERHASILAN IMPLEMENTASI AMDAL DI DAERAH.

Sebagai syarat keberhasilan implementasi AMDAL di daerah adalah:

1.Melaksanakan peraturan/ perundang-undangan yang ada

Contoh:

Sebelum pembuatan dokumen AMDAL pemrakarsa harus melaksanakan Keputusan Kepala Bapedal 8 tahun / 2000 tentang Keterlibatan Masyarakat dan Keterbukaan Informasi dalam Proses AMDAL yaitu harus melaksanakan konsultasi masyarakat sebelum pembuatan KA. Apabila konsultasi masyarakat berjalan dengan baik dan lancar, maka pelaksanaan AMDAL serta implementasi RKL dan RPL akan berjalan dengan baik dan lancar pula. Hal tersebut akan berimbas pada kondisi lingkungan baik lingkungan fisik / kimia, sosial-ekonomi-budaya yang kondusif sehingga masyarakat terbebas dari dampak negatif dari kegiatan dan masyarakat akan sehat serta perekonomian akan bangkit.

2.Implementasi AMDAL secara profesional, transparan dan terpadu.

 Implementai AMDAL, RKL dan RPL yang optimal akan meminimalkan dampak negatif dari kegiatan yang ada. Dengan demikian akan meningkatkan status kesehatan, penghasilan masyarakat meningkat dan masyarakat akan sejahtera. Selain itu pihak industri dan /atau kegiatan dan pihak pemrakarsa akan mendapatkan keuntungan yaitu terbebas dari tuntutan hukum  ( karena tidak mencemari lingkungan ) dan terbebas pula dari tuntutan masyarakat  ( karena masyarakat merasa tidak dirugikan ). Hal tersebut akan lebih mudah untuk melakukan pendekatan sosial-ekonomi-budaya dengan masyarakat di sekitar pabrik/ industri/ kegiatan berlangsung.

MATERI KOMUNIKASI ORGANISASI

1.     PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Definisi komunikasi : sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna.

Definisi organisasi : sekelompok orang yang memiliki fungsi dan peranan masing-masing dalam mencapai visi dan misi. Menurut para ahli :

1.      W Charles Redding & George A Sanborn

Komunikasi organisasi adalah suatu kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi dalam konteks organisasi yang kompleks.

2.      Daniel Katz & Robert Khan

Komunikasi organisasi tidak dapat dipisahkan dari arti arus informasi, yaitu adanya tukar-menukar informasi dan transmisi arti suatu pesan dalam konteks organisasi.

3.       Harold Zelko & Frank Dance

 Komunikasi organisasi akan selalu membicarakan tentang skiil bisnis komunikasi dan keprofesionalan dalam :

a.       Membantu / mendengarkan pidato

b.      Mewawancarai

c.       Memberikan konsultasi

d.      Menyelenggarakan konferensi

e.       Menjual produk

f.       Membujuk klien

Komunikasi organisasi tidak lain sebagai suatu sistem yang sifatnya interdependensi, karena berbicara tentang :

1.      Komunikasi eksternl ( PR, sales, iklan )

2.      Komunikasi internal ( upward / downward / horisontal communication )

4.       Raymond Lesikar

Bahwa komponen atau dimensi komunikasi yang disebutkan oleh Zelko & Dance (komunikasi internal & eksternal) harus ditambah satu komponen lagi, yaitu dimensi ketiga komunikasi personal, tidak lain dimaksudkan sebagai pertukaran informasi dan perasaan diantara anggota di dalam suatu organisasi.

5.      Lee Thayer

Masalah-masalah dalam komunikasi organisasi dapat dipecahkan dengan bantuan arus data yang digunakan dalam proses komunikasi internal, menurut Lee Thayer ada 3 cara :

1.      Operasional (mencari konsistensi data)

2.      Pengaturan (tentang perintah / instruksi dan aturan-aturan lain)

3.      Pemeliharaan dan pengembangan (dalam kegiatan PR, ER, iklan)

6.      Richard Huseman

Ia membatasi pengertian komunikasi organisasi hanya dalam arti :

1.      Struktur organisasi

2.      Motivasi

3.      Skill komunikasi

7.      Howard Greenbaum

Mengatakan bahwa komunikasi organisasi termasuk di dalamnya pengertian tentang :

1.      Arus informasi formal dan informal

2.      Komunikasi eksternal dipisahkan dari komunikasi internal

            Akan tetapi yang penting adalah ;

a. Unsur koordinasi di dalam mencapai tujuan individu dan organisasi

b. Aktivitas di dalam memecahkan suatu masalah yang terkait dalam organisasi

2.     FUNGSI KOMUNIKASI ORGANISASI

1.      Fungsi informative

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi bahwa seluruh anggota daalm suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tentu saja tepat waktu. Dengan informasi yang diperoleh memungkinkan para anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaan dalam organisasi tersebut secara lebuh pasti.

2.      Fungsi regulative

Fungsi ini berkaitan dengan aturan-aturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Ada 2 hal yang berkaitan dengan fungsi regulative ini, yaitu :

a.       Orang-orang yang berada dalam tataran managemen yaitu yang memiliki kewenanagan untuk pengendali informasi yang disampaikan. Disamping itu juga memiliki kewenangan memberi perintah.

b.      Berkaitan dengan pesan atau message. Dalam hal ini pesan-pesan regulative adalah yang berorientasi pada pekerjaan, artinya para bawahan membutuhkan adanya kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh atau tidak boleh dilaksanakan.

3.      Fungsi persuasive

Fungsi ini berkaitan dengan mempersuasi, artinya ada kalanya kekuasaan dan kewenangan tidak dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan, untuk itu para atasan mempersuasi bawahan dalam melaksanakan tugas daripada memberi perintah karena hasil yang akan dicapai menjadi lebih baik.

4.      Fungsi integrative

Setiap organisasi berusaha untuk meyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut dapat dilaksanakan dengan dua alasan yaitu secara formal dan informal. Pelaksanaan aktifitas baik formal atau informal akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

3.     BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

1.      Komunikasi internal adalahpertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan dengan struktunya yang khas dan pertukaransecara horisontal dan vertikal dalam suatu perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung.

2.      Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi.

4.     DIMENSI-DIMENSI KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

1.      Komunikasi internal

Adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalamsuatu perusahaan, dallam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga perusahaan berjalan (operasi dan manajemen).

a.       Komunikasi vertikal yaitu komunikasi dari pimpinan ke staff dan dari staff ke pimpinan dengan cara timbal balik.

b.      Komunikasi horisontal yaitu komunikasi mendatar antara anggota staff dengan anggota staff, komunikasi ini berlangsung tidak formal berbeda dengan komunikasi vertikal yang formal.

c.       Komunikasi diagonal yaitu komunikasi antara pimpianan seksi / bagian dengan pegawai seksi / bagian lain.

v  Dimensi komunikasi internal

a.       Komunikasi personal

Komunikasi yang berlangsung secara dialogis saling menatap, sehingga terjadi kontak pribadi. Sedangkan komunikasi personal media adalah komunikasi dengan menggunakan alat / media.

b.      Komunikasi kelompok

Komunikasi antara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap muka, kelompok bisa kecil atau besar.

2.      Komunikasi eksternal

Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan masyarakat diluar organisasi.

a.       Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.

b.      Komunikasi dari masyaratak kepada organisasi.

v  Dimensi komunikasi eksternal

a.       Komunikasi dari organisasi ke masyarakat

Pada umumnya bersifat informatif yang dilakukan sedemikian rupa sehingga masyarakat merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin.

b.      Komunikasi dari masyarakat ke organisasi

Merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada masyarakat itu menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka disebut opini publik.

MATERI PERILAKU ORGANISASI

GAYA KEPEMIMPINAN PEREMPUAN BAGI EFEKTIVITAS ORGANISASI

Pendahuluan

            Kepemimpinan sering kali didefinisikan sebagai kemampuan seseorang untuk mempengaruhi kelompok untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu (Robbins, 1998). Argumen yang diajukan diatas adalah adanya kecenderungan perbedaan dalam gaya kepemimpian antara perempuan dengan laki-laki karena sifatnya, tetapi untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif sehubungan dengan tujuan organisasi yang harus dicapainya, tidaklah cukup hanya karena sifat perempuan atau karakteristik yang melekat pada dirinya, melainkan faktor lainnya yang ikut mempengaruhi. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan bagi efektivitas organisasi mencaku : pemilihan dan penempatan pimpinan, pendidikan pimpinan, pemberian imbalan pada prestasi pimpinan dan bawahan, teknik pengelolaan organisasi untuk menghadapi perubahan lingkungan dan teknologi.

Faktor Bioligis Bagi Kepemimpinan

            Para peneliti telah menemukan bahwa para pemimpin yang efektif memiliki campuran biokimia yang unik antara hormon dan kimia otak yang membantu mereka membangun aliansi sosial dan menangani strees. Sebuah studi tentang tubuh manusia menemukan bahwa laki-laki yang menduduki tingkat kepemimpinan yang paling tinggi memiliki tingkat serotonin yang tinggi (Robbins, 1998). Dari segi dasar biologis memperlihatkan bahwa laki-laki maupun perempuan memiliki potensi untuk menjadi pemimpin yang efektif karena di dalam dirinya memiliki testosteron yang suatu saat dapat meningkat. Meningkatnya testosteron pada perempuan atau laki-laki dapat meningkatkan rasa percaya diri dan semangat seseorang untuk memotivasi diri sebagai pemimpin guna mencapai tujuan.

Diskusi Tentang Perbedaan Kepemimpinan Laki-Laki Dan Perempuan

            Sehubungan dengan isu gender dan kepemimpinan mengemukakan dua kesimpulan (Robbins, 1998). Pertama, menyamakan antara laki-laki dan perempuan cenderung mengabaikan perbedaan antara keduanya. Perempuan maupun laki-laki yang memilih karir manajerial cenderung memiliki kesamaan dan dengan sifat kepribadian yang berkaitan dengan kepemimpinan, seperti kecerdasan, kepercayaan diri, dan kemampuan bersosialisasi kemungkinan lebih diterima sebagai para pemimpin dan mendorong untuk mengejar karir dimana mereka dapat melaksanakan kepemimpinannya. Organisasi cenderung merekrut dan mempromosikan orang-orang ke dalam jabatan kepemimpinan yang memiliki unsur-unsur kepemimpinan, akibatnya tanpa memperlihatkan gendernya, orang yang mencapai posisi kepemimpinan formal, baik perempuan maupun laki-laki cenderung memperlihatkan kesamaan ketimbang perbedaannya.

            Kedua, bahwa apa yang menjadi perbedaan antara perempuan dan laki-laki adalah karena perempuan memiliki gaya kepemimpinan yang lebih democratic, sedangkan laki-laki merasa lebih nyaman dengan gaya yang bersifat directive ( menekankan pada cara-cara yang bersifat perintah). Perempuan cenderung memimpin melalui pelibatan atau pemberdayaan dan mendasarkan pada kharisma, keahlian, kontak, dan keahlian interpersonal dalam mempengaruhi orang lain. Laki-laki cenderung lebih menggunakan gaya yang mendasarkan pada kontrol dan perintah. Laki-laki secara historis telah memegang mayoritas kepemimpinan dalam organisasi, cenderung mengasumsikan bahwa perbedaan yang ada antara laki-laki dan perempuan justru memberikan kelebihan pada laki-laki. Gaya kepemimpinan perempuan cenderung menggunakan negosiasi dalam konteks hubungan yang berkesinambungan, yakni berusaha sedemikian rupa untuk membuat pihak lain merasa menjadi pemenang untuk dirinya sendiri dan merasa menjadi pemenang pula dimata orang lain (Robbins, 1998).

            Tannen (1991, 1995) menekankan pada cara perempuan dan laki-laki berkomunikasi, tetapi penjelasannya dapat dipandang sebagai dukungan terhadap isu dengan membedakan antara kepemimpinan perempuan dan laki-laki. Perbedaan perempuan dan laki-laki dlam berkomunikasi adalah bahwa perempuan menekankan pada hubungan dan keakraban, sedangkan laki-laki berbicara dan menekankan status dan kemandirian. Dalam penelitian Tannen bahwa perempuan menekankan pada hubungan dan keakraban yang cenderung dimiliki oleh perempuan, memungkinkan seorang pemimpin bersikap egalitarian, memberdayakan segenap anggotanya, serta menekankan struktur organis. Sedangkan pemimpin yang menekankan pada status dan kemandirian cenderung dimiliki laki-laki memungkinkan pemimpin tersebut mengadopsi struktur hirarkis, spesialisasi dan perintah.

Meningkatkan Efektivitas Kepemimpinan dan Organisasi

             Untuk menjadi pemimpin yang efektif bagi organisasi, bukan karena maskulinitas atau femininitasnya, melainkan kapasitasnya untuk memimpin. Efektifitas pemimpin untuk mampu mencapai efektifitas organisasi dapat dipengaruhi oleh sejumlah faktor. Faktor tersebut meliputi : 1. Pemilihan dan penempatan pemimpin, 2. Pendidikan kepemimpinan, 3. Pemberian imbalan pada prestasi pemimpin dan bawahan, 4. Teknik pengelolaan organisasi untuk menghadapi perubahan lingkungan, 5. Teknologi ( Lihat Steers, 1985, Jones, 1995).

1.      Pemilihan dan Penempatan Pemimpin

Menurut Ghiselli (dalam Steers, 1985), potensi dasar yang harus dipenuhi pemimpin yang efektif dapat membawa pada pencapaian efektivitas organisasi adalah pemimpin memiliki ciri-ciri pribadi, yang meliputi : kecerdasan yang tinggi, kepekaan pada variasi situasi, inisiatif, kepercayaan diri, dan kepribadian.

Fiedler dala Steers 1985, seorang pemimpin dengan gaya yang otoriter dan berorientasi pada tugas mungki lebih cocok untuk lingkingan kerja yang mempunyai ciri-ciri struktur tugas yang tinggi, kewenangan tersentralisir, dan hubungan atasan dan bawahan yang sangat formal dan kaku. Sebaliknya, seorang pemimpin  yang berorientasi pada pemberdayaan segenap anggota dengan menganggap seluruh komponen merupakan bagian penting, mungkin lebih cocok dengan situasi yang bercirikan tidak kaku, humanis, desentralistis dalam hal kekuasaan dan menekankan pengaruh ketimbang paksaan, dan hubungan atasan bawahan yang erat (Morgan & Murgatroyd, 1994).

2.      Pendidikan Kepemimpinan

Menurut Campbell (dalam Steers, 1985) ada lima jenis program pendidikan untuk meningkatkan efektivitas kepemimpinan, yaitu : 1. Program manajemen umum, mengembangkan keterampilan manajemen secara luas, 2. Program hubungan antara manusia, memperhatikan masalah antar pribadi, 3. Program pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, 4. Program pendidikan laboratorium, menekankan  pendekatan eksperimental untuk memberi penerangan pada para manajer mengenai perilaku mereka sendiri, 5. Program khusus, berbagai ragam penting yang relevan bagi organisasi.

3.      Pemberian Imbalan Prestasi Pemimpin

Pemenuhan kenaikan gaji, promosi untuk memuaskan kebutuhan didasarkan pada kemempuan manajer dalam membawa para anggota pada kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan. Manajer akan cenderung menganggap perilaku pemimpinnya yang efektif sebagai sarana mendapatkan imbalan yang diinginkan untuk memuaskan kebutuhannya ( Steers, 1985).

4.      Teknik Manajemen Organisasi Untuk Menghadapi Perubahan Lingkungan

Perubahan struktur organisasi disamping dapat meningkatkan efektivitas kepemimpinan juga dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan lingkungan yang berubah, serta dengan perubahan struktur organisasi, efektivitas kepemimpinan dan organisasi dapat ditingkatkan.

5.      Teknologi

Melalui teknologi pemimpin organisasi dapat meningkatkan usahanya untuk berinovasi, mengembangkan produk baru, pelayanan, proses dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membawa produk-produk baru ke pasar lokal, nasional maupun global. Pemimpin organisasi dapat memperbaiki efisiensi dan mengurangi biaya sambil meningkatkan kualitas dan reliabilitas produk-produk atau pelayanannya.

MATERI BUDAYA  ORGANISASI

Pengertian Budaya

          Hofstede menurunkan konsep budaya dari program mental yang dibedakan dalam 3 tingkatan ( Hofstede 1980 : 15 ),yaitu 1. Tingkat Universal,yaitu program mental yang dimiliki oleh seluruh manusia, 2. Tingkat Collective,yaitu program mental yang dimiliki oleh beberapa,tidak semua manusia, 3. Tingkat Individual,yaitu program mental yang unik yang dimiliki oleh seorang saja,dua orang tidak akan memiliki program mental yang sama persis.

            Program mental Hosftede dijelaskan dalam 2 konstruk yaitu value ( nilai ) dan culture ( budaya ). Nilai didefinisikan sebagai suatu tendensi yang luas untuk menunjukkan State Of Affairs tertentu atas lainnya,yang pengukurannya menggunakan belief,atitudes,personality. Sedang culture didefinisikan oleh Hosftede ( 1991 : 4 ) sebagai program mental yang berpola pikiran ( thinking ),perasaan ( feeling ),dan tindakan ( action ),atau disebut “ software of the mind “.

Tingkatan Budaya

            Hosftede menurunkan budaya dari tingkatan yang kedua ( collective ) sehingga budaya adalah sesuatu yang dapat dipelajari bukan merupakan suatu gen tetapi diturunkan dari lingkungan sosial,organisasi maupun kelompok lain.

            Hosftede ( 1991 : 10 ) mengkategorikan lapisan budaya untuk mengelompokkan kebiasaan orang sesuai dengan lingkungan :

v  Tingkat nasional ( national level ) berdasarkan suatu negara

v  Tingkat daerah ( regional ),dan atau suku ( ethnic ),dan atau agama ( religion ),dan atau bahasa ( lingistic )

v  Tingkat perbedaan jenis kelamin ( gender )

v  Tingkat generasi,misal orang tua dengan anak – anak

v  Tingkat sosial,dihubungkan dengan pendidikan,pekerjaan atau profesi

v  Tingkat generasi / perusahaan

DIMENSI BUDAYA

            Beberapa teori yang mendasari penemuan dimensi budaya hosftede,antara lain Kluckhon’s ( 1952 ) menjelaskan tentang dimensi budaya dalam 10 “ Primary Message System ” yaitu : Interaction, Association, Subsistence, Isexuality, Teritorality, Temporality, Learning, Play, defense, dan Exploitation.

            Berdasarkan analisis faktor, Hosftede ( 1980 ) secara empiris menemukan ada 4 dimensi program mental,yaitu :

1.      Perbedaan kekuasaan, merupakan dimensi budaya yang menunjukkan adanya ketid ak sejajaran bagi anggota yang tidak mempunyai kekuatan dalam suatu institusi / organisasi.

2.      Pengelakan terhadap ketidak pastian, merupakan dimensi budaya yang menjelaskan sifat masyarakat dalam menghadapi lingkungan budya yang tidak terstruktur, tidak jelas dan tidak dapat diramalkan.

3.      Individualitas vs Kolectivitas, merupakan dimensi kebudayaan yang menunjukkan adanya sikap yang memandang kepentingan pribadi dan keluarga sehingga kepentingan utama atau srbgai kepentingan bersama dlam suatu kelompok.

4.      Maskulinitas vs Femininitas, merupakan dimensi kebudayaan yang menunjukkan bahwa dalam tiap masyarakat terdapat peran yang berbeda – beda tergantung perbedaan jenis para anggotanya.

DIMENSI BUDAYA DAN STRUKTUR ORGANISAI

1.      Power Distance & Struktur Hirarki

Power Distance berhubungan dengan bagaimana masyarakat menerima kenyataan bahwa kekuasaan pada suatu institusi dan organisasi didistribusikan secara tidak sama. Hirarki menunjukkan bagaimana organisasi mendistribusikan kekuasaan diantara anggota.

2.      Uncertainty Avoidance & Sistem Monitoring

Uncertainty Avoidance berhubungan dengan kenyataan menghadapi suatu ketidak pastian dimasa yang akan datang dan bagaimana tingkat reaksi menghadapinya. Sistem Monitoring digunakan untuk memonitoring suatu proses dari suatu organisasi. Organisasi yang mempunyai budaya pengelakan kepastian rendah, cenderung menggunakan sistem monitoring yang simpel, sedang organisasi yang mempunyai pengelakan ketidak pastian maka mempunyai sistem monitoring yang komplek dan teliti.

3.      Individualism / Collectivism dan sistem Evaluasi

Dimensi ini berhubungan dengan hubungan antara individu dan kelompok dimana individu menjadi anggotanya. Masyarakat yang mempunyai budaya dan tingkat individualisme tinggi akan memberikan kebebasan personal dan otonomi kepada kepentingan individu. Sistem evaluasi yang dirancang dalam suatu organisasi akan memperhatikan budaya yang mempengaruhi kehidupan organisasi. Bagi organisasi yang tingkat individualisme tinggi, sistem evaluasi akan dirancang berdasarkan pada perilaku dan pencapaian setiap individu.

4.      Masculinity / Famininity dan Sistem Reward

Dimensi ini menunjukkan suatu nilai – nilai yang dominan dalam suatu kelompok yang berkaitan dengan pekerjaan. Masyarakat maskulin, nilai yang dominan adalah untuk show of, perform, achieve dan make money, sedang masyarakat feminin, nilai yang dominan adalah berorientasi pada manusia, kualitas kehidupan dan lingkungan. Organisasi yang mempunyai budaya maskulin mempunyai reward yang didasarkan pengakuan individu dan promosi, bonus, sedang organisasi iddengan budaya feminin sistem reward akan didasarkan pada sistem kerja sama, keamanan,dan rasa memiliki.

5.      Motivasi

Teori motivasi dapat dibagi dalam 2 kategori yaitu : 1. Content theory yang memfokuskan pada faktor dalam diri seseorang yang memberi kekuatan, mengarahkan, mendukung, dan menghentikan suatu perilaku, 2. Process theory yang menggambarkan dan menganalisa bagaimana perilaku didorong,diarahkan,didukung, dan dihentikan oleh faktor eksternal seseorang. Konsep motivasi dalam Content teory dikembangkan oleh David McClelland, Abraham Maslow, Alderfer, dan Fredrick Herberg. Menurut McClelland seseorang melakukan sesuatu karena mempunyai suatu kebutuhan yang ingin dicapai. Process theory dikembangkan oleh Victor Vroom, Skinner, Adams, dan Locke. Vroom mendefinisikan suatu proses yang mengatur pemilihan diantara beberapa bentuk alternatif dari aktivitas sukarela.

6.      Kepuasan kerja

Vroom ( 1960 ) menemukan faktor – faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja, yaitu : Supervisi, Kelompok kerja, Job content,Upah, Kesempatam promosi, dan Jam kerja. Harell dan Stahl ( 1984 )  menemukan bahwa kebutuhan akan afilisasi dengan yang lain mempunyai korelasi negatif dengan kepuasan kerja, sedangkan kebutuhan akan kekuasaan mempunyai hubungan positif dengan kepuasan kerja.

EFEKTIVITAS ORGANISASI 

            Robbins ( 1990 : 49 ) mendefinisikan efektivitas organisasi sebagai suatu tingkat dimana suatu organisasi dapat merealisasikan tujuan. Beberapa faktor kritis dalam mengukur keberhasilan suatu organisasi tergantung pada beberapa indikator. Kaplan & Nortor ( 1992, 1993, 1996 ) menemukan suatu model yang memberikan alternatif untuk perbaikan dalam pengukuran efektivitas organisasi / kinerja kualitatif, yaitu : 1. Keuangan, 2. Pelanggan, 3. Internal proses, 4. Inovasi.

BEBERAPA PENDEKATAN DALAM PENGUJIAN EFEKTIVITAS ORGANISASI

            Robbin ( 1990 : 53 ) mengklarifikasikan 4 pendekatan dalam mempelajari efektivitas organisasi, yaitu :

1.      Pendekatan Pencapaian Tujuan ( The Goal Attainment Approach )

Pendekatan ini menunjukan bahwa suatu efektivitas organisasi dinilai lebih pada kaitannya dengan tujuan akhir daripada dengan prosesnya, kriteria umun yang digunakan dalam pendekatan ini adalah maksimasi laba.

2.      Pendekata Sistem ( The System Approach )

Pendekatan ini tidak menekankan pada tujuan akhir tetapi memasukkan seluruh kriteria dalam satu element dan saling berinteraksi. Menekankan pada kelangsungan hidup organisasi dalam jangka waktu panjang.

3.      Pendekatan Konstituen Strategis ( The Strategic-Constituencies )

Pendekatan ini menunjukakan bahwa organisasi yang efektif adalah organisasi yang dapat memuaskan keinginan para konstituen dalam lingkungan.

4.      Pendekatan Nilai – Nilai Persaingan ( The Competing-Value Approavh )

Pendekatan ini menawarkan suatu kerangka yang lebih integratif dan lebih variatif, karena kriteria yang dipilih dan digunakan tergantung pada posisi dan kepentingan masing – masing dalam suatu organisasi. Sehingga dengan tingkat variatif yang relatif tinggi, maka terdapat 3 perangkat dasar nilai – nilai, yaitu : 1. Fleksibilitas versus Pengendalian, 2. Manusia versus Organisasi, 3. Proses versus Tujuan akhir.

PENGUJIAN EFEKTIVITAS ORGANISASI DALAM INSTITUSI PENDIDIDKAN

           

            Karakteristik organisasi nirlaba pada umumnya bertujuan tidak untuk mencari keuntungan, evaluasi terhadap kinerja organisasi nirlaba ini tetap dilakukan dalam rangka untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup organisasi dengan cara yang efektif dan efisian. Efektif dalam arti dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu memberi pelayanan, baik kepada masyarakat secara luas maupun kepada pihak – pihak internal organisasi, yaitu karyawan. Efisien berarti menggunakan sumber daya yang tersedia untuk dapat menghasilkan output yang maksimal.

MATERI AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

BAB 1

KARAKTERISTIK DAN LINGKUNGAN SEKTOR PUBLIK

A.    PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

Istilah “Sektor Publik” sendiri memiliki pengertian yang bermacam-macam. Dari sudut pandang ilmu ekonomi, sektor publik dapat dipahami sebagai suatu entitas yang aktivitasnya berhubungan dengan usaha untuk menghasilkan barang dan pelayanan publik dalam rangka memenuhi kebutuhan dan hak publik.

Beberapa tugas dan fungsi sektor publik dapat juga dilakukan oleh sektor swasta, misalnya : layanan komunikasi, penarikan pajak, pendidikan, transportasi publik dan sebagainya. Adapun beberapa tugas sektor publik yang tidak bisa digantikan oleh sektor swasta, misalnya : fungsi birokrasi perintahan.

SIFAT DAN KARATERISTIK AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

  Akuntansi sektor publik berbeda dengan akuntansi pada sektor swasta. Perbedaan sifat dan karakteristik akuntansi tersebut disebabkan karena adanya perbedaan lingkungan yang mempengaruhi. Komponen lingkungan yang mempengaruhi organisasi sektor publik meliputi:

• Faktor ekonomi meliputi antara lain :
• Pertumbuhan ekonomi
• Tingkat inflasi
• Tenaga kerja
• Nilai tukar mata uang
• Infrastruktur
• Pertumbuhan pendapatan per kapita (GNP/GDP)

·         Faktor politik meliputi antara lain :

o    Hubungan negara dan masyarakat

o    Legitimasi pemerintah

o    Tipe rezim yang berkuasa

o    Ideologi negara

o    Elit politik dan massa

o    Jaringan Internasional

o    Kelembagaan

• Faktor kultural meliputi antara lain :
• Keragaman suku, ras, agama, bahasa dan budaya
• Sistem nilai di masyarakat
• Historis
• Sosiologi masyarakat
• Karakteristik masyarakat
• Tingkat pendidikan
• Faktor demografi meliputi antara lain :
• Pertumbuhan penduduk
• Struktur usia penduduk
• Migrasi
• Tingkat kesehatan

B.     VALUE FOR MONEY

Sektor publik sering dinilai sebagai inefisiensi ,pemborosan, sumber kebocoran dana institusi yang selalu merugi. Tuntutan baru muncul agar organisasi sektor publik memperhatikan value for money dalam menjalankan aktivitasnya, dimana value of money merupakan konsep pengelolaan organisasi sektor publik yang mendasarkan pada 3 elemen utama, yaitu :1. Ekonomi, 2. Efisiensi, 3. Efektifitas.

Langkah – langkah dalam akuntasi sektor publik :

1.      Input

Input merupakan sumber daya yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kebijakan, program dan aktifitas . Contoh Input adalah : dokter di rumah sakit, tanah untuk jalan baru , guru disekolah dan sebagainnya.

2.      Output

Output merupakan hasil yang dicapai dari suatu program , aktifitas dan kebijakan. Mengingat output lebih sulit dilakukan terutama untuk pelayanan sosial seperti pendidikan, keamanan, dan kesehatan. Ringkasnya output merupakan kenaikan nilai atau nilai tambah.

3.      Sasaran antara ( Throughput )

            Analisis value for money memerlukan data input dan output yang memadai karena value for money mempunyai kaitan erat dengan pengukuran output dan input.Permasalahan yang sering kali muncul adalah tidak tersediannya data yang lengkap terutama data output.

4.      Outcome

Outcome adalah dampak yang ditimbulkan dari suatu aktifitas tertentu. Outcome sering kali dikaitkan dengan tujuan (objectives) atau target yang hendak dicapai.

Manfaat implementasi value of money :

1.  Meningkatkan efektifitas pelayanan publik

2. Meningkatkan mutu pelayanan publik

3.Menurunkan biaya pelayanan publik

4.Alokasi dana yang lebih berorientasi pada publik

5.Meningkatkan kesadaran akan uang public

D. PERBEDAAN DAN PERSAMAAN SEKTOR PUBLIK DAN SEKTOR SWASTA

Perbedaan sifat dan karakteristik sektor publik dengan sektor swasta dapat dilihat dengan membandingkan beberapa hal, yaitu:

1. Tujuan organisasi

            Dilihat dari tujuannya, organisasi sektor publik berbeda dengan sektor swasta. Perbedaan menonjol terletak pada tujuan memperoleh laba.

2. Sumber pembiayaan

            Sumber pembiayaan sektor publik berbeda dengan sektor swasta dalam hal bentuk, jenis dan tingkat risiko.

3. Pola pertanggungjawaban

            Manajemen pada sektor swasta bertanggungjawab kepada pemilik perusahaan (pemegang saham) dan kreditor atas dana yang diberikan. Pada sektor publik manajemen bertanggung jawab kepada masyarakat karena sumber dana yang digunakan organisasi sektor publik dalam rangka pemberian pelayanan publik berasal dari masyarakat.

4. Struktur organisasi

            Struktur organisasi pada sektor publik bersifat birokratis, kaku, dan hirarkis, sedangkan struktur organisasi pada sektor swasta lebih fleksibel.

5. Karakteristik anggaran dan Stakeholder

            Pada sektor publik stakeholder dibagi menjadi dua yaitu internal dan eksternal, pada stakeholder internal antara lain adalah lembaga negara (kabinet, MPR, DPR, dan sebagainya), Kelompok politik (partai politik), manajer publik (gubernur BUMN, BUMD), pegawai pemerintah. Stakeholder eksternal pada sektor publik seperti masyarakat pengguna jasa publik, masyarakat pembayar pajak, perusahaan dan organisasi sosial ekonomi yang menggunakan pelayanan publik sebagai input atas aktivitas organisasi.

6. Sistem akuntansi yang digunakan

Perbedaan yang lain adalah sistem akuntansi yang digunakan. Pada sektor swasta sistem akuntansi yang biasa digunakan adalah akuntansi yang berbasis akrual. Sedangkan pada sektor publik lebih banyak menggunakan sistem akuntansi berbasis kas.

E.     TUJUAN AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

1.      Memberi informasi yang diperlukan untuk mengelola secara tepat, efisien, dan ekonomis atas suatu operasi dan alokasi sumber daya yang dipercayakan kepada organisasi.

2.      Memberi informasi yang memungkinkan bagi manajer untuk melaporkan pelaksanaan tanggungjawab mengelola secara tepat dan efektif program dan penggunaan sumber daya yang menjadi wewenangnya, dan memungkinkan bagi pegawai pemerintah untuk melaporkan kepada publik atas hasil operasi pemerintah dan penggunaan dana publik.

F.     PERKEMBANGAN AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

Anggapan bahwa sektor public mengalami kebangkrutan di Negara-negara berkembang tidak sepenuhnya benar.Akuntansi sektor public berkembang pesat dalam dua dasawarsa.

G.    AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK DAN GOOD GOVERNANCE

Pengertian governance dapat diartikan sebagai cara mengelola urusan-urusan publik. World Bank mendefinisikan good governance sebagai suatu penyelenggaraan manajemen pembangunan yang solid dan bertanggung jawab yang sejalan dengan prinsip demokrasi dan pasar yang efisien, penghindaran salah alokasi dana investasi, dan pencegahan korupsi baik secara politik maupun administratif, menjalankan disiplin anggaran serta penciptaan legal and political framework bagi tumbuhnya aktivitas usaha.

H.    AKUNTABILITAS PUBLIK

Adalah kewajiban pihak pemegang amanah untuk memberikan pertanggungjawaban, menyajikan, melaporkan dan mengungkapkan segala aktivitas dan kegiatan yang menjadi taggungjawabnya kepada pemberi amanah yang memiliki hak dan kewajiban untuk meminta pertaggungjawaban tersebut.

Akuntabilitas publik terdiri atas 2 macam, yaitu : 1. Akuntabilitas verbal, 2. Akuntabilitas Horisontal

Empat dimensi akuntabilitas yang harus dipenuhi oleh organisasi sektor publik :

1.Akuntabilitas kejujuran dan hukum

2.Akuntabilitas proses

3.Akuntabilitas program

4.Akuntabilitas kebijakan

I.       PRIVATISASI

BUMN dan BUMD dalam era globalisasi akan menghadapi beberapa tekanan dan tuntutan,yaitu:

1.      Regulation dan political pressure.

2.      Social pressure.

3.      Rent seeking behaviour.

4.      Economic dan efficiency.

J.      OTONOMI DAERAH

Misi utama UU No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan UU No.25 Tahun 1999 tentang Penimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Daerah adalah desentralisasi.

Dua manfaat desentralisasi:

1.Mendorong peningkatan partisipasi, prakarsa dan kreativitas masyarakat dalam pembangunan, serta mendorong pemerataan hasil pembangunan di seluruh daerah dengan memanfaatkan sumber daya dan potensi yang tersedia di setiap daerah.

2.Memperbaiki alokasi sumber daya produktif melalui pergeseran peran pengambilan keputusan publik ke tingkat pemerintah yang paling rendah yang memilki informasi paling lengkap.

BAB 2

AKUNTANSI MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

A.    PENDAHULUAN

Akuntansi manajemen sektor publik terkait dengan pelaporan informasi kepada pihak intern organisasi, sedangkan akuntansi keuangan terkait dengan pelaporan dan pengkomunikasian informasi kepada pihak eksternal organisasi.

B.     AKUNTANSI SEBAGAI ALAT PERENCANA ORGANISASI

Akuntansi manajemen berperan penting dalam memberikan informasi historis dan prospektif untuk memfasilitasi perencanaan. Informasi akuntansi sebagai alat perencana dibagi 3 yaitu :

1.      Informasi sifatnya rutin

2.      Informasi kuantitatif atau kualitatif

3.      Informasi disampaikan melalui saluran formal atau informal

C.    AKUNTANSI SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN ORGANISASI

Fungsi utama informasi akuntansi adalah sebagai alat pengendalian. Informasi akuntansi sebagai alat pengendalian keuangan dan pengendalian organisasi. Pengendalian organisasi diperlukan untuk menjamin bahwa organisasi tidak menyimpang dari tujuan dan strategi organisasi yang telah ditetapkan.

D.    PROSES PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN MANAJERIAL ORGANISASI SEKTOR PUBLIK

Tanpa pengendalian, perencanaan tidak akan berarti karena tidak ada tindak lanjut untuk mengidentifikasi rencana organisasi telah tercapai. Sebaliknya, tanpa ada perencanaan, maka pengendalian tidak akan berarti karena tidak ada target yang digunakan sebagai pembanding. Lima tahap perencanaan dan pengendalian manajerial :

1.      Perencanaan tujuan dan sasaran dasar

2.      Perencanaan operasional

3.      Penganggaran

4.      Pengendalian dan pengukuran

5.      Pelaporan, analisis, dan umpan balik

E.     PERAN AKUNTANSI MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

Peran utama akuntansi manajemen adalah memberikan informasi akuntansi yang relevan dan handal kepada manajer untuk perencanaan dan pengendalian organisasi.

1.      Perencanaan strategik

v  Akuntansi manajemen memberikan informasi untuk menentukan biaya program dan biaya aktivasi

v  Akuntansi manajemen dihadapkan pada permasalahan efisiensi biaya, kualitas produk dan pelayanan.

v  Kualitas pelayanan publik yang tinggi dan murah, dapat diperoleh jika pemerintah mengadopsi sistem informasi manajemen yang modern.

v  Peran manajer organisasi sektor publik sangat penting dalam mengendalikan biaya.

2.      Pemberian Informasi Biaya

Kategori biaya dalam organisasi sektor publik : a. Biaya Input, b. Biaya Output, c. Biaya Proses.

Akuntansi manajemen sektor publik memiliki peran yang strategis dalam perencanaan finansial.

Proses penentuan biaya meliputi :

v  Cost Finden

v  Cost Recording

v  Cost Analysing

v  Strategic Cost Reduction

v  Cost Reporting

3.      Penilaian Investasi

Akuntansis manajemen dibutuhkan untuk manilai kelayakan investasi secara ekonomi dan finansial.

4.      Penganggaran

Akuntansi manajemen berperan untuk memfasilitasi tercapainya anggaran publik yang efektif.

5.      Penentuan Biaya Pelayanan

Akuntansi manajemen digunakan untuk menentukan biaya, tarif dan subsidi bagi pelayanan publik.

6.      Penilaian Kinerja

Akuntansi manajemen berperan dalam penyusunan indikator kinerja kunci.

BAB 3

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

A.    SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapat. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktifitas yaitu :

1.      Perencanaaan

2.      Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi

3.      Komunikasi informasi

4.      Pengambilan keputusan

5.      Memotivasi orang – orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi.

6.      Pengendalian

7.      Penilaian kinerja

B.     TIPE PENGENDALIAN MANAJEMEN

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi 3 kelompok yaitu :

1.      Pengendalian prefentif ( prefentive control )

2.      Pengendalian operasional ( operational control )

3.       Pengendalian kinerja

C.    STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertanggungjawab terhadap aktifitas pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

Tanggung jawab manajer pusat adalah menciptakan hubungan optimal antara sumber daya input dngan out put yang dihasilkan dan dikaitkan dengan target kinerja.

Pusat – pusat pertanggungjawaban :

1.              Pusat biaya

2.              Pusat pendapatan

3.              Pusat laba

4.              Pusat investasi

Informasi yang terkait dengan sistem pengendalian anggaran biasanya banyak diketahui oleh bagian departemen anggaran. Departemen anggaran memiliki fungsi sebagai berikut :

a.       Menetapkan prosedur dan formulir untuk persiapan anggaran

b.      Mengkoordinasikan dan membuat asumsi – asumsi sebagai dasar anggaran.

c.       Membantu mengkomunikasikan anggaran ke seluruh bagian organisasi

d.      Menganalisis anggaran yang diajukan

e.       Menganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan , menginteprestasikan hasil, dan menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer pusat pertanggungjawaban

f.       Menyiapkan pembuatan revisi anggaran jika diperlukan

D.    PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

Pengendalian manajemen dapat dilakukan secara formal maupun informal. Faktor pengendalian formal misalnya sistem pengendalian manajemen , sistem aturan , penghargaan dan hukuman. Faktor informal terdiri atas faktor eksternal dan internal.

Proses restrukturisasi dan reorganisasi agar selaras dengan strategi dan desain sistem pengendalian menejemen. Restrukturisasi tersebut didasarkan pada prinsip :

a.         Perubahan strukur organisasi hendaknya dapat meningkatkan kapasitas untuk   mencapai strategi yang efektif

b.         Pimpinan eksekutif bertanggungjawab untuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga level bawah

c.         Dewan bertanggungjawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan menilai kinerja menejemen.

BAB 4

PENGANGGARAN SEKTOR PUBLIK

A.    KONSEP ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

Penganggran sektor publik terkait dengan proses penentuan jumlah alokasi dana untuk tiap program dan aktifitas dalam satuan moneter. Anggaran merupakan managerial plan for action untuk memfasilitsi untuk mencapai tujuan organisasi. Aspek – aspek yang harus tercakup dalam anggaran sektor publik meliputi :

1.      Aspek perencanaan

2.      Aspek pengendalian

3.      Aspek akuntabilitas publik

B.     PENGERTIAN ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

Anggaran publik berisi rencana kegiatan yang dipresentasikan dalam bentuk rencana perolehan pendapatan dan belanja dalam satuan moneter. Secara singkat anggaran publik merupakan rencana finansial yang menyatakan :

1.      Berapa biaya atas rencana yang di buat ( pengeluaran )

2.      Berapa banyak dan bagaimana cara memperoleh uang untuk mendanai rencana tersebut ( pendapatan)

C.    PENTINGNYA ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

Anggaran sektor publik dibuat untuk membantu menentukan tingkat kebutuhan masyarakat,seperti : listrik,air bersih,kualitas kesehatan,pendidikan,dan sebagainya.

Anggaran dan Kebijakan Fistal Pemerintah

Kebijakan fiskal adalah usaha pemerintah mempengaruhi keadaan pemerintah melalui sistem pengeluaran atau sistem perpajakan dalam mencapai tujuan. Anggaran adalah alat ekonomi terpenting yang di miliki pemerintah untuk mengarahkan perkembangan sosial dan ekonomi.

D.    FUNGSI ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

Fungsi utama anggaran sektor publik adalah :

1.      Anggaran sebagai alat perencanaan

Merupakan alat perencanaan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. Fungsi anggaran sebagai alat perencanaan :

a.       Merumuskan tujuan dan sasaran kebijakan agar sesuai dengan visi dan misi.

b.      Merencanakan program dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Mengalokasikan dana pada berbagai program dan kegiatan yang telah di susun.

d.      Menentukan indikator kinerja dan tingkat kecapaian strategi.

2.      Anggaran sebagai alat pengendalian

Anggaran memberikan rencana detail atas pendapatan pengeluaran pemerintah agar dapat dipertanggung jawabkan pada publik. Cara mengendalikan anggran publik adalah :

a.       Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang di anggarkan.

b.      Menghitung selisih anggaran

c.       Menemukan penyebab yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan.

d.      Merevisi target anggaran untuk tahun berikutnya.

3.      Anggaran sebagai alat kebijakan fiskal

Merupkan suatu cara yang digunakan pemerinah untuk menstabilakan ekonomi dan mendorong pertumbuhan ekonomi.

4.      Anggaran sebagai alat politik

Anggaran merupakan dokumen politik sebagai bentuk komitmen eksekutif dan kesepakatan legislatif atas penggunaan dana publik untuk kepentingan tertentu.

5.      Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi

Anggaran publik merupakan alat koordinasi antar bagian dalam pemerintahan.

6.      Anggaran sebagai alat penilaian kinerja

Kinerja eksekutif akan dinilai berdasarkan pencapaian target anggaran dan efisiensi anggaran.

7.      Anggaran sebagai alat motivasi

Digunakan sebagai alat untuk memotivasi manager dan stafnya agar bekerja secara ekonomis, efektif, dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.

8.      Anggaran sebagai alat untuk menciptakan ruang publik

Anggaran publik tidak boleh diabaikan oleh kabinet, birokrat, dan DPR atau DPRD.

E.     JENIS-JENIS ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

1.      Anggaran operasional

Digunakan untuk merencanakan kebutuhan sehari-hari dalam menjalankan pemerintahan.

2.      Anggaran modal

Belanja  Modal adalah pengeluaran yang manfaatnya melebihi satu tahun anggaran dan akan menambah aset pemerintah. Anggaran berfungsi sebagai alat politis yang digunakan untuk memutuskan prioritas kebutuhan keuangan

F.     PRINSIP-PRINSIP ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

1.      Otorisasi oleh legislatif

Anggaran publik harus mendapatkan otorisasi dari legislatif dahulu sebelum eksekutif dapat membelanjakan anggaran.

2.      Komprehensif

Anggaran harus menunjukkan semua penerimaan dan pengeluaran pemerintah.

3.      Keutuhan anggaran

Semua penerimaan dan belanja pemerintah harus terhimpun dalam dana umum

4.      Nondiscretionary appropriation

Jumlah yang disetujui legislatif harus bermanfaat secara ekonomis efisien dan efektif

5.      Periodik

Anggaran bersifat tahunan maupun multi tahunan

6.      Akurat

Estimasi anggaran seharusnya tidak memasukkan cadangan yang tersembunyi yang dapat dijadikan sebagai pemborosan dan inefisiensi anggaran yang berakibat munculnya underestimate pendapatan dan overestimate pengeluaran.

7.      Jelas

Sederhana, dapat dipahami masyarakat dan tidak membingungkan

8.      Diketahui publik

Anggaran diinformasikan kepada seluruh masyarakat

G.    PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN SEKTOR PUBLIK

Penyusunan dan pelaksanaan anggaran tahunan merupakan rangkaian proses anggaran. Tujuan penyusunan anggaran :

1.      Membantu pemerintah mencapai tujuan fiksal dan meningkatkan koordinasi

2.      Menciptakan efisiensi dan keadilan dalam menyediakan barang dan jasa publik

3.      Memungkinkan pemerintah dalam memenuhi prioritas belanja

4.      Meningkatkan transparansi dan pertanggungjawaban pemerintah kepada DPR dan masyarakat

Faktor dominan dalam proses penganggaran :

Ø  Tujuan dan target yang dicapai

Ø  Tersedianya sumber daya

Ø  Waktu untuk mencapai tujuan dan target

Ø  Faktor lain seperti peraturan pemerintah yang baru, fluktuasi pasar, perubahan sosial dan politik dan bencana alam

                        Pengelolaan keuangan publik melibatkan aspek penganggaran, akuntansi, pengendalian dan auditing.

H.    PRINSIP-PRINSIP POKOK DALAM SIKLUS ANGGARAN

Lemahnya perencanaan anggaran memungkinkan munculnya underfinancing atau overfinancing yang mempengaruhi efisiensi dan efektifitas anggaran. Siklus anggaran meliputi empat tahap yaitu :

1.      Tahap persiapan anggaran

Terkait dengan masalah tersebut yang diperhatikan adalah sebelum menyetujui tafsiran pengeluaran seharusnya dilakukan penafsiran pendapatan secara akurat.

2.      Tahap ratifikasi anggaran

Merupakan tahap melibatkan proses politik yang cukup rumit dan berat.

3.      Tahap pelaksanaan anggaran

Sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian manajemen sangat diperlukan  untuk mendukung pelaksanaan anggaran

4.      Tahap pelaporan dan evaluasi anggaran

Merupakan tahap persiapan, ratifikasi, dan implementasi anggaran terkait dengan aspek operasional anggaran, sedangkan tahap pelaporan dan evaluasi terkait dengan aspek akuntabilitas.